Штатное расписание на следующий год. На каких основаниях изменяют штатное расписание

10.10.2019

директор по персоналу группы компаний «Белая Дача»

Вот уже два с лишним года в России применяется единая форма штатного расписания . До введения в действие постановления Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. До 2001 года правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания , особенно для малых и средних компаний, вообще ставилась под сомнение.

В апреле 2001 года кадровики, наконец, получили официальный ответ на вопрос, каким должно быть штатное расписание . А с принятием Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно.

Давайте попробуем вместе разобраться, как правильно составить штатное расписание и работать с ним.

Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?

Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании 1 отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Кто должен составлять ШР и вносить в него изменения?

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

С чего начинается составление ШР?

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

С чего начинать заполнение унифицированной формы?

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Как назвать структурное подразделение?

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
производственные подразделения;
вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Что такое «код структурного подразделения»?

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Как заполнять графу «Профессия (должность)»?

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом долж-ности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

Что такое «штатная единица»?

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Как установить оклад (тарифную ставку)?

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

Что такое «надбавки и доплаты»?

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Один из наиболее часто задаваемых вопросов — как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными — все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

Что такое «месячный фонд заработной платы»?

Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

Когда в ШР вносятся изменения?

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3?

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Что такое штатное расписание? Это бланк унифицированной формы, который используется с целью указания состава персонала организации и ее структуры. В данной статье рассмотрим все тонкости заполнения списка штатных единиц и его особенности.

Унифицированная форма штатного расписания Т-3

Начиная с 2013 года, на федеральном уровне было принято решение не использовать утвержденные формы для формирования некоторых кадровых документов. Организациям была предоставлена свобода в разработке своих собственных бланков штатного расписания.

Универсальная форма Т-3, тем не менее, является довольно удобным и уже ставшим привычным способом создания такого расписания. Помимо этого, данная форма включает в себя всю необходимую информацию. Таким образом, она продолжает использоваться во многих организациях. Образец штатного расписания будет представлен в данной статье.

Следует помнить, что унифицированная форма бланка была разработана и утверждена Госкомстатом еще в 2004 году. Таким образом, форма Т-3 штатного расписания представляет собой общепринятый образец для заполнения списка штатных должностей. В случае, если организация решает разработать свою форму, она все-равно возьмет за основу именно данный бланк как универсальный и практичный.

Сведения в форме Т-3

Что такое штатное расписание? Список должностей является обязательным внутренним нормативным документом, который должен присутствовать в любой организации, даже если это индивидуальный предприниматель. Перечень штатных должностей должен содержать следующие сведения:

Список подразделений в структуре организации.
Перечень специальностей, должностей и профессий с уточнением квалификации работника.
Информация о количестве единиц в штате.
Сведения о заработной плате, а именно: оклады и ставки по тарифам, надбавки, фонд оплаты труда, включая по организации в общем. Бланк штатного расписания должен быть на каждом предприятии.

Главная задача списка штатных единиц - идентификация численности персонала, структуры организации и объем фонда оплаты труда. Данный документ не должен содержать личные данные сотрудников и должностную расстановку.

Приказ о штатном расписании подписывает руководитель организации.

Штатный список (или так называемое штатное замещение) не регулируется нормативными документами. В отличие от штатного расписания, замещение не считается обязательным нормативным документом в организации, однако часто заполняется по умолчанию. Это можно объяснить тем, что оно дает возможность контролировать вакансии, а штатная единица при приеме сотрудника по совместительству может делиться несколькими работниками. Штатное замещение составляется, как правило, опираясь на штатное расписание, заполненное по форме Т-3. В него добавляется столбец, где отмечаются личные данные сотрудников. Штатное замещение хранится в организации 75 лет. Образец штатного расписания представлен ниже.

Код структурного подразделения

Заполнение формы по штатному расписанию может быть поручено практически любому сотруднику, работающему в организации. Оно должно быть заверено подписью руководителя организации, а также утверждено его приказом. Порядок, согласно которому производится утверждение данного документа, должен быть прописан в учредительных документах организации.

Впервые составленному штатному расписанию в 1С дается первый номер, а в дальнейшем используется сквозная нумерация. Обязательными данными, указанными в штатном расписании, считаются дата, когда оно было составлено, и дата начала его действия. Эти две даты могут быть разными. Также форма Т-3 штатного расписания организации предполагает указание срока действия перечня должностей, а также данных о приказе на его утверждение и количество единиц в организации.

Саму основную таблицу штатного расписания начинают, как правило, оформлять, указывая коды структурных подразделений организации. Чаще всего коды указываются в том порядке, который дает возможность установить иерархию и саму структуру организации в целом.

В случае, когда у организации имеются представительства и филиалы, это также учитывается в штатном расписании как структурное подразделение и вносится соответствующим образом. Если руководителю филиала предоставлено право на самостоятельное утверждение и изменение штатного расписания, оно составляется как часть документа по всей организации.

Заполнение основной таблицы

Третья графа должна содержать наименование должности в штатном расписании, специальности и сферы профессиональной деятельности. Указывать их нужно без использования сокращенных форм в именительном падеже. Работодатель определяет название профессии и должности. Однако, если работа относится к тяжелым условиям труда, а также предоставлению льгот, то при заполнении формы штатного расписания следует учитывать следующие документы:

Когда организация оформляет сотрудника с целью выполнения конкретного вида работ, а не для вступления в определенную должность, это также должно быть отражено в штатном расписании.

Четвертая графа содержит сведения о количестве единиц в штате организации. Это могут быть как полные, так и неполные штатные единицы. Последние указываются в документе в долях, а именно 0,5, 0,75 и т. д. Утверждение штатного расписания возложено на руководителя.

Пятой графе при составлении перечня штатных единиц следует уделить особое внимание. Она включает в себя ставку по тарифу в рублях. При самом простом варианте заполнения в данную графу включаются сведения о фиксированной месячной ставке.

Однако на практике довольно часто возникает проблема, так как фиксированного размера оплаты труда не предусмотрено. Например, это актуально для такой формы оплаты труда, как сдельная. В этом случае в графе ставится прочерк, а в последующей десятой графе обозначается сдельно-премиальная или сдельная оплата. Также вписывается ссылка на нормативный документ, который определяет порядок назначения оплаты труда, в том числе ее размер за конкретную рабочую норму. По этому же принципу рекомендуется заполнять штатное расписание на сотрудников, для которых установлена почасовая оплата. В случае, если штатное расписание предполагает наличие неполной единицы в штате, графа с тарифными ставками заполняется как для полного оклада, положенного по данной должности.

Графы 6, 7 и 8 содержат информацию о надбавках не только принятых непосредственно в организации, как например за повышенную ответственность, ненормированный рабочий день, стаж и знание иностранных языков, но и предусмотренные законодательно, например, за работу в тяжелых условиях Крайнего Севера.

Правила штатного расписания предусматривают заполнение этих пунктов в рублевом эквиваленте. Если надбавок в организации предусмотрено больше, чем строк в стандартном штатном расписании, то их количество допускается увеличить специальным приказом о внесении изменений в форму документа. Если надбавки устанавливаются в процентном соотношении, то следует действовать как в предыдущем случае.

Девятая графа формы штатного расписания, содержащая пункт «Всего за месяц» оформляется только в случае, если все данные вносились в рублевом эквиваленте. В правилах заполнения перечня штатных единиц указывается на то, что если графы с 5 по 9 не получается заполнить в рублях, то допустимо использовать иные показатели, например, проценты или коэффициенты. Однако на практике это вряд ли осуществимо. Поэтому в большинстве организаций в данном случае ставятся прочерки во всех строках, а в десятой графе, содержащей примечания, указывается ссылка на нормативные акты. Отсыл к документу, который дает право на определение объема надбавки за стаж позволяет не переделывать штатное расписание при изменении суммы. Десятая графа также предназначена для внесения любых сведений.

Особенности заполнения

Универсальная форма Т-3 штатного расписания предполагает наличие подписей главного бухгалтера и начальника отдела кадров, однако печати на него не ставятся. Закон не определяет сроки утверждения и периодичность составления перечня штатных единиц. Работодателю предоставляется возможность самостоятельно решить этот вопрос. Изменения в перечень штатных единиц вносятся в том случае, если возникает необходимость включить в него новые структурные подразделения или должности. То же касается исключения пунктов расписания, а также изменения оклада, наименования должностей или подразделений. Любые поправки, вносимые в расписание, должны быть подкреплены приказом руководителя организации.

Существует два способа внесения поправок в перечень штатных должностей, а именно:

Приказ о внесении определенных изменений.
Приказ, утверждающий новый список штатных единиц.

Штатное расписание в 1С составить довольно просто.

Если штат или численность сотрудников сокращается или меняется оклад, это также должно быть отражено в штатном расписании. При этом должно быть учтено, что изменения должны вступить в силу не позднее двух месяцев после подписания соответствующего приказа. Это правило обусловлено тем, что сотрудник должен быть оповещен о сокращении или изменениях в оплате труда за два месяца.

Однако что такое штатное расписание, знают не все. Это - документ постоянного хранения в организации. Контрольно-надзорные организации, к примеру, ФСС, ПФР, налоговые органы, инспекция по труду и т. д. могут потребовать предоставить им данный документ в ходе проверки. При этом, если организация не выполняет данное условие, ее могут оштрафовать в размере 200 рублей за каждый документ, который не был предоставлен по требованию проверяющей организации.

Письменное ознакомление сотрудников

У многих возникает вопрос, есть ли необходимость в письменном ознакомлении сотрудников с приказом о штатном расписании. Федеральная организация по труду и занятости населения дает необходимые разъяснения по данному вопросу в своем письме от 2014 года. В нем объясняется статус расписания штатов организации. За Рострудом, в свою очередь, Правительство закрепило на законодательном уровне в 2004 году функции по информированию и консультации руководителей организаций, а также сотрудников на предмет соблюдения норм и предписаний Трудового кодекса и права. Следует учитывать, что позиция Роструда не является нормативным правовым актом.

Трудовой кодекс предписывает письменное ознакомление сотрудника при приеме на работу и до подписания договора с внутренним распорядком, а также другими нормативными актами локального предназначения, которые напрямую связаны с профессиональной деятельностью нового работника. Также в пакет документов на ознакомление входит коллективный договор.

Госкомстат издал в 2004 году Постановление, согласно которому форма Т-3 для оформления штатного списка используется с целью формирования структуры, состава и численности организации с учетом ее устава. С 2013 года форма Т-3 была упразднена и является необязательной.

Локальный нормативный акт

Как было описано выше, штатное расписание на год является локальным нормативным актом, в котором прописано сводное разделение труда среди сотрудников организации. Роструд в своем обращении подчеркнул, что хоть оно и является локальным нормативным актом, однако к трудовой деятельности никакого отношения не имеет. По этой причине работодателю необязательно давать сотруднику на ознакомление данный документ при приеме на должность. Однако не исключается, что обязательное письменное ознакомление сотрудников со штатным списком может быть внесено в один из пунктов коллективного договора, локального нормативного акта или соглашения.

Прием сотрудника на должность вне штатного расписания

Подобная проблема часто встает перед работодателем. Прежде чем разобраться в данном вопросе, следует понять, является ли оформление списка штатных единиц строго обязательным. Многие организации пренебрегают данным документом.

Под трудовыми подразумеваются отношения между работодателем и сотрудником, предусматривающие выполнение за плату определенной трудовой функции, то есть работы по должности согласно штатному списку. Данный пункт регулируется статьей 15 Трудового кодекса.

Трудовой договор, согласно статье 57, должен содержать определенные сведения, а именно:

Ф.И.О сотрудника и наименование организации или ИП, между которыми заключается договор.
Данные, удостоверяющие личность работника и подтверждающие реквизиты работодателя.
Информация о лице, представляющем работодателя, которое подписывает договор, а также основания для подобных полномочий.
Дата и место подписания договора.

Помимо сведений о работнике и его работодателе, в трудовой договор обязательно должны быть включены:

Место работы. Если речь идет о работе в представительстве или филиале организации, то и оно должно быть указано.
Трудовая функция. Она предполагает включение сведений о соответствии должности списку штатных единиц, специальности, профессии и квалификации. Также указывается конкретный вид работ, выполняемых сотрудником. Если Трудовой кодекс или иные нормативные акты предполагают выплаты компенсаций или предоставление льгот сотрудникам определенных профессий и должностей, это также должно быть прописано в договоре и соответствовать законодательству и Постановлениям Правительства РФ.
Дата начала выполнения работ в случае, когда речь идет о срочном контракте. Помимо этого, указывается срок действия соглашения и причины, которые являются поводом для его подписания.
Условия оплаты трудовой деятельности, включая оклад и тарифную ставку, надбавки, доплаты и поощрения в виде выплат.
Режим работы и отдыха в случае, если для данной должности он отличается от общепринятых в организации.
Гарантии компенсационных выплат за выполнение работ с опасными или вредными условиями труда. При этом в договоре должны быть прописаны все условия работы, которые могут нанести вред или ущерб здоровью или жизни.
Характер работы и его условия. Сюда входят разъездной, подвижной и иные характеры деятельности.
Условия труда на рабочем месте.
Обязательное социальное страхование работника согласно трудовому законодательству.

Если во время заключения договора не были включены все необходимые сведения или условия, предусмотренные законодательством, это не считается основанием для расторжения соглашения и признания его недействительным. Недостающие сведения могут быть внесены в приложение к договору или дополнительное соглашение. Все эти дополнительные документы будут являться частью основного соглашения.

Иные сведения

Трудовой договор также может предусматривать иные условия, если они не противоречат законодательным нормам и не ухудшают положение сотрудника. В частности такими сведениями могут стать:

Уточнение места работы, например, указание структурного подразделения и его местонахождение.
Условия испытательного срока, если таковой предусмотрен договором.
Соглашение о неразглашении тайны, охраняемой законом. Это может быть служебная, государственная, коммерческая и иная тайна.
Обязательство сотрудника отработать определенный период времени в организации после окончания обучения. Это актуально, если работодатель оплачивал обучение.
Условия и виды дополнительного страхования сотрудника.
Улучшение условий работника и его семьи в социально-бытовом плане.
Уточнение условий работы, а также обязанностей и прав работодателя и работника, которые установлены нормами трудового законодательства и иными правовыми актами.

Также в трудовой договор включаются сведения о дополнительном страховании пенсионного обеспечения сотрудника. По соглашению сторон в него могут вноситься обязанности и права сотрудника и работодателя, предусмотренные трудовым законодательством и другими правовыми актами, а также происходящие из условий коллективного договора конкретной организации.

Если какие-либо из вышеперечисленных пунктов не были внесены в условия трудового соглашения, это не может квалифицироваться как повод для неисполнения или отказа в реализации прав и обязанностей.

В заключение

Таким образом, нормы трудового законодательства предполагают обязательность оформления штатного расписания организацией и его дальнейшее использование при приеме на работу нового сотрудника и заключения с ним трудового соглашения. То есть, получается, что взять на работу сотрудника на должность, которая не отражена в штатном расписании, не представляется возможным. Это будет нарушением законов Российской Федерации. Список штатных должностей является строго обязательным документом для оформления в любой официальной организации.

Мы рассмотрели, что такое штатное расписание.

В этой статье мы раскроем одно из главных понятий кадровой работы. Это штатная единица. Посмотрим, какое место она занимает в штатном расписании, что обозначает конкретно. Подробно распишем, как она вводится, сокращается, обоснуется.

Штатная единица - это...

Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица - это:

Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.

Отличия от родственных понятий

Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.

Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым - количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
Ставка и штатная единица. Первое понятие - это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица - это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
Рабочее место и штатная единица. Первое понятие - это организованное место для труда сотрудника. Второе - работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.

Штат

Штатная единица - это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.

Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).

И еще одно определение. Штатный состав - вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.

По российскому законодательству терминам "персонал", "штат" равнозначны понятия "кадры", "кадровый состав".

Штатное расписание

Содержится штатная единица в штатном расписании. Под ним подразумевается нормативная документация организации, которая оформляет структуру, численность и штатный состав данной фирмы, предприятия, учреждения с указанием размера з/п в зависимости от должности работника. Такое расписание отражает существующее (или планируемое) разделение труда между сотрудниками, прописанное в должностных инструкциях.

"Роструд" определяет данный документ как локальный акт учреждения, в котором фиксируются в сводной форме разделение рабочих обязанностей и условия оплаты трудовой деятельности. Штатное расписание принимается работодателем в рамках его компетенции (российский ТК, ст. 8). Отсюда у него есть полное право самостоятельно вносить изменения в данный акт.

Трудовой Кодекс РФ не требует составления и утверждения штатного расписания. Более того, в нем не содержится даже определения этого явления.

Данный документ ценен для эффективного использования труда работников. С его помощью можно сравнивать подразделения и отделы по численности служащих и рабочих, размеру зарплаты, квалификации. Это необходимые данные для анализа объема проведенных работ, трудовой загрузки сотрудников, уточнения должностных инструкций. Также именно штатное расписание помогает разобраться в целесообразности сформированной структуры организации.

Оформление этого документа происходит только по унифицированной форме Т-3. Она содержит следующие графы:

Наименование организации.
Номер документа.
Дата составления.
Период действия данного расписания.
Численность штата.

Наименование и код данного подразделения.
Должность, разряд, категория, класс.
Количество штатных единиц в штатном расписании.
Оклад либо тарифная ставка.
Колонки, где указываются существующие доплаты, надбавки и их размер. Подытоживаются графы "Всего".

Подписывается документ главным бухгалтером и начальником отдела кадров. Утверждается приказом руководителя всей организации.

Введение новой штатной единицы

При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход - добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение. В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей. Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.

Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.

Определение необходимости ввода единицы в штат.
Оформление новой должностной инструкции.
Составление докладного документа на имя руководителя.

Разберем озвученные этапы более подробно.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 1

Сразу отметим, что во введении новой штатной единицы это самый сложный этап. Для получения весомых аргументов в сторону пополнения кадрового состава нужно проанализировать стандарты выполнения конкретных должностных обязанностей. И сопоставить эти данные с объемом работы для новой штатной единицы. Затем - комплексный расчет, основанный на организационно-технических условиях выполнения работы в конкретной организации.

Если говорить более определенно, то кадровому работнику предстоит сделать следующее для обоснования штатной единицы.

Собрать всю статистическую информацию в отношении должности. К ней будет относиться штатная единица: функции, виды работ, операции, трудозатраты.
При расчетах применяются нормы выработки, времени, предназначенные для конкретного типа работ. Если в организации нет своих нормативных документов такого плана, то используются данные, утвержденные Министерством труда РФ.

После произведения расчетов в отношении трудозатрат работников, уже работающих на данной должности, намечается вывод, что нагрузка (в рабочих часах за месяц) на них превышает норму. Отсюда и требуется расширение штата.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 2

Следующий этап ввода штатной единицы - составление новой должностной инструкции. На основе уже проведенного расчета трудозатрат определяются нормативы работ, которые будет выполнять планируемый работник. На базе их (работ) перечня и составляется проект должностной инструкции.

Обратимся к Письму № 4412-6 "Роструда". Документ свидетельствует, что хоть ТК РФ не содержит в себе упоминаний о должностных инструкциях, они все равно относятся к важной документации организации. Здесь обязательно указывается:

Трудовая квалификация сотрудника.
Полный перечень его обязанностей.
Список квалификационных требований, необходимых для занятия должности.

Работодатель сам решает, как оформить должностную инструкцию, какие изменения в нее внести.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 3

Новая штатная единица, новая должность обычно вводится в определенном структурном подразделении организации. Отсюда третий шаг - обращение начальника этого отдела с докладной запиской к руководству всей компании. Суть документа - обоснование введения новой должности либо расширения штата.

Главным аргументом здесь станут расчеты трудозатрат. Их желательно подтвердить еще и такой информацией:

Средние показатели по увеличению круга обязанностей по данному виду работ. Если тенденция этого стабильная, то целесообразно будет представить прогноз процесса на 2-3 года вперед.
Оценка предстоящих затрат: сравнение расходов на увеличение з/п имеющихся сотрудников с расходами на ввод новой штатной единицы.
Анализ того, как эффективно могут справляться настоящие работники с появившимися у них дополнительными обязанностями.
Цели, функции задачи, которые не могут быть полностью исполнены кадровым составом в прежнем количестве.

Сокращение штата

Сокращение штатных единиц - один из проблемных пунктов в работе кадровика из-за расторжения трудовых договоров по этой причине. Но вместе с тем, это вполне легальный инструмент для оптимизации числа работников в организации.

Сокращение проходит в несколько этапов:

Издание соответствующего приказа.
Уведомление работника и предложение ему альтернативы.
Уведомления центра занятости и профсоюзов.
Собственно, увольнение трудящихся.

Осветим важные моменты этого процесса.

Издание приказа о сокращении

Решение о сокращении штата принимает руководитель. Он же издает и соответствующий приказ. Форма его законодательно не утверждена. Однако приказ о проведении мероприятий по сокращению обязательно должен содержать:

дату проведения данных мероприятий;
сроки уведомления сотрудников;
информацию об изменении штатного расписания.

Процесс сокращения

Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, - не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет - увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение - за 3 месяца.

Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:

Завершение сокращения

Заключительные три этапа:

Издание приказа об увольнении по форме Т-3. Основание - приказ о сокращении штата.
Соответствующая запись в трудовой книжке работника по п. 2. ч. 1 статьи 81 ТК.
Начисление полагающихся выплат: выходного пособия, а также среднего заработка в течение 2 месяцев поиска новой работы. Дополнительная компенсация тем трудящимся, которые решили уволиться, не дожидаясь окончания 2-месячного срока.

Таким образом, количество штатных единиц - это число сотрудников, занятых на определенной должности. Кадровому работнику также важно знать основные аспекты ввода и сокращения этих единиц.

Вопрос

В штатном расписании, в строке «на период», нужно ли указывать дату с которой вступает в действие штатное расписание или достаточно указать только месяц?

(В реквизите унифицированной формы ШР отражено, что штатное расписание утверждено определенным числом месяца и указан номер приказа. В приказе об утверждении ШР указана дата с которой вступает в силу ШР).

Ответ

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие.

Если вы не собираетесь составлять штатное расписание на определенный период, нужно указать только дату ввода в действие.

Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке «на период __________ с «__» __________ 200_» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и дату, с какой оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено Приказом организации от «__» __________ 200_ N __».

Смежные вопросы:

Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
✒ В организации должны оформляться…...
Прошу разъяснить вопрос по должностям. Сотрудник (Юрист) уходит в отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет. Руководство планирует на период отпуска заменить ее должность на другую (специалист по…...
Порядок действий отдела кадров при переименовании должности без изменения трудовой функции.
✒ К обязательным условиям трудового договора относится наименование должности работника (ст. 57 ТК РФ). При этом должность должна…...
Как отразить в отчете 6НДФЛ оплату за аренду автомобиля у физ. лица, который не является сотрудником организации.
✒ Расчет 6-НДФЛ представляется по всем физлицам, которым ваша организация выплачивала доходы…...

организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?

Штатное расписание образец заполнения

Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.

Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓