Бензиновые моторы 

Кто подписывает штатное расписание на предприятии. Какие установлены нормативы? Штатное расписание образец заполнения

Российские работодатели ведут документацию, связанную с необходимостью систематизации и учета трудовой деятельности наемных сотрудников. Примером такого документа является штатное расписание (далее также — ШР). Указанный документ является локальным актом работодателя. Утверждается ШР приказом работодателя. С этим документом надлежит ознакомить каждого работника в момент трудоустройства. Для этого документа существует нормативно установленная унифицированная форма, однако она не является обязательной. Штатное расписание для ООО (образец 2017 года) можно скачать по ссылке ниже.

Понятие штатного расписания

Штатное расписание - это необходимый документ для каждого работодателя, т.к. в нем должна быть собрана информация о сложившемся разделении труда между работниками.

О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 .

Из указанного письма, в частности, следует:

  • ШР - это обязательный локальный нормативный акт для работодателя;
  • законодательно установленных правил составления ШР не существует;
  • должность в заключаемом контракте надлежит указывать в соответствии со ШР.

Раньше в числе обязательных к применению бланков первичной документации, утвержденных Госкомстатом, числилось и штатное расписание. До 2013 года применение самостоятельных форм подобной документации не допускалось. Однако в настоящее время обязательность применения соответствующей унифицированной формы для коммерческих организаций утратила актуальность.

На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

  • унифицированную (форма № Т-3);
  • разработанную и утвержденную самостоятельно.

В качестве примера рассматриваемого документа предлагаем скачать штатное расписание строительной организации (образец по ссылке ниже).

Образец штатного расписания

Срок, периоды, случаи утверждения штатного расписания законодательством не установлены. Следовательно, решение этих вопросов является прерогативой работодателя.

Штатное расписание признается локальным нормативным актом работодателя, непосредственно влияющим на его трудовую деятельность. Следовательно, существует обязанность ознакомления работников с этим документом под роспись при трудоустройстве до подписания трудового договора.

Оформление штатного расписания

Штатное расписание, в частности, должно включать в себя:

  • структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
  • штатную численность;
  • заработную плату.

Трудовые договоры с работниками заключаются в соответствии со сведениями, содержащимися в ШР.

Чтобы правильно отразить в ШР конкретный вид работ, рекомендуем руководствоваться Порядком , утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Рассматриваемое расписание утверждается распорядительным документом, который подписывает руководитель организации или иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.

В унифицированной форме содержатся реквизиты, свидетельствующие о необходимости подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

При отсутствии соответствующих должностей в организации обе эти функции выполняет ее руководитель.

Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием , на которое опирается трудовой договор.

В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу :

Какие установлены нормативы?

Единственным нормативным требованием является ведение документа согласно унифицированной форме № Т-3.

Справка. Штатное расписание может быть составлено любым сотрудником в организации, если на него возложена эта функция. Но для этого в обязательном порядке издается соответствующий приказ руководства.

Где найти инструкцию и что в ней содержится?

Законодательство не ставит рамок в отношении времени действия документа. Но, как правило, его расписывают на один календарный год. Для того, чтобы упростить этот процесс, создаётся инструкция по делопроизводству. В инструкции содержится следующая информация :


Полезное видео

Что такое штатное расписание и как его правильно оформлять — подробное видео:

Заключение

Штатное расписание — важный документ в любой фирме . Его наличие обязательно, но жестких требований по оформлению и содержанию законодательством не предусматривается. При проверках, трудовые и налоговые инспекции могут его запрашивать а, в случае отсутствия, оштрафовать предприятие.

Кроме того, бумаги могут стать доказательством правомерности поведения работодателя при увольнениях и сокращениях, если дело дойдет до суда. Поэтому грамотный подход к ведению документации принесет компании только пользу.

Кадровая документация вызывает большое количество вопросов. Зачастую интерес проявляют в отношении правильности оформления, составления рассматриваемых документов.

Что такое штатное расписание?

Расписание необходимо в целях формирования структуры штата в организации и его численности. При формировании внимание уделяется соответствию документа уставу учреждения.

В него включаются сведения относительно структурных подразделений, названия профессий, перечня должностей работников. В акте подлежит указанию количество штата, необходимое для функционирования организации.

При составлении используется форма, утвержденная Госкомстатом. Важность рассматриваемого документа заключается в упорядочении рабочего процесса, его оптимизации. Документ выполняет функции:

  • создается наглядная структура учреждения;
  • указываются единицы штата;
  • контроль количественного и качественного состава рабочих;
  • отслеживание размер выплачиваемых надбавок, системы оплаты;
  • при появлении вакантных мест облегчается выбор сотрудника.

Для работодателя положительные стороны документа заключаются в возможности использования его в судебном заседании, проводимом по поводу сокращения. Также с его помощью объясняется отказ в приеме на работу.

В случае проведения проверок в компании органами, ведающими вопросами налогообложения либо соц. страхования – данный акт является необходимым. Несмотря на необязательность наличия документа, проверяющие истребуют акт для возможности проверки правильного начисления денег работникам.

На фото представлен пример:


Пример формы Т3

Для разных учреждений

Акт, составляемый относительно учреждений, функционирующих в сфере культуры, имеет особенности составления. Равно как и прочие разновидности данного документа. К числу учреждений культуры относят:

  • клубы, расположенные в городе/селе;
  • дома культуры;
  • центры культуры;
  • автоклуб;
  • агитбригада.

Полномочия по составлению бумаги возложены на учредителей перечисленных учреждений. Среди специалистов культурного организации выделяют: режиссера, директора, сценариста, звукооператора, музыкального руководителя и других.

Установление штатного расписания взаимосвязано с численностью проживающих в населенном пункте, числом организаций, функционирующих городе на протяжении 12 месяцев.

Также значение имеет наличие в нас.пункте коллективов, имеющих звание народный или образцовый.

После оценки объема труда, конкретных условий деятельности по договоренности с учредителем в документ могут включить дополнительные должности. Также обязательным условием для включения является достаточное финансирование.

На руководителя возложены функции по распределению необходимого количества работников, учитывая размер фонда оплаты.

На фото пример акта:


Пример составленного акта

В отношении общества с ограниченной ответственностью можно сказать, что акт требуется для следующих целей:

  • установление структуры состава кадров;
  • анализ качества и количества выполненных работ;
  • целесообразность продолжения сотрудничества с имеющимися кадрами либо набор новых;
  • подтверждения правильность произведенных отчислений в бюджет;
  • пенсионные отчисления;
  • аргументирование спорных вопросов в пользу предприятия.

Лицо не могут принять на должность, отсутствующую в документе. Когда в акт не включен перечень должностей – рассматривается как препятствие для сокращения численности штата.

В ситуации, когда у индивидуального предпринимателя трудятся двое или больше сотрудников, ему требуется составить штатный акт. Это связано с необходимостью заключения трудовых договоров, где указываются требования для квалификации, и устанавливается размер оклада.

Относительно строительной организации расписание обладает отличительными чертами:

  • учреждение не наделяется правомочиями по введению по своей воле названий должностей, что связано с опасным производством (используются для составления акта справочники профессий, имеющие тарификацию);
  • наличие особой структуры.

Пример штата строительной фирмы

В расписании подлежат отражению начисления за вредные и опасные условия труда рабочих.

Относительно ТСЖ особых указаний по составлению рассматриваемого акта не устанавливается. Благодаря наличию расписания в наглядной форме видно, сколько денежных средств затрачивается на одного сотрудника и на организацию в целом.

В документе не прописываются фамилии лиц, занимающих ту или иную должность, что связано с возможность комплектации штата после составления акта. Придя на собеседование, дворник должен сразу иметь возможность установленный оклад и принять решение о трудоустройстве.

Расписание в ТСЖ:


Пример акта в ТСЖ

Расписание для магазина составляется относительно количества работников. Это может быть небольшой киоск, где работает только один продавец, директор и бухгалтер, либо большой супермаркет с приличным перечнем персонала.

Относительно каждого работника заключается трудовое соглашение. В нем указывается должность и разряд, по которому человек трудоустроен.

Также в сфере торговли подлежит заключению договор о материальной ответственности за имущество работодателя. Сотрудник обязан обеспечивать сохранность ценностей, которые ему переданы в связи с заключением трудового договора.

В расписании могут присутствовать следующие строки:


Примеры сведений в документе

В заведения сферы общественного питания документ имеет примерно такой вид:


Для сферы общественного питания

Составление расписания в учреждении здравоохранения, например, в поликлинике возлагается на руководителя или сотрудника, который им уполномочен. Нормативы по численности штата приводятся в приказах Минздрава.

На законодательном уровне региона, где располагается поликлиника, устанавливается положение относительно возможности руководителя по составлению и утверждению документа.

Название должностей, включенных в расписание, должно соответствовать справочникам по профессиям. Исключением могут быть отдельные случаи. При наличии прав на льготы – данный факт подлежит включению в расписание.

В штатном акте салона красоты указывается:

  • иерархия подразделений;
  • количество штатных единиц;
  • размер оплаты труда;
  • перечень должностей;
  • надбавки и доп.выплаты;
  • порядок начисления.

Пример акта для аварийной службы:


Для аварийной службы

Учебного заведения:


Для учебного заведения

Гостиницы:


Для гостиницы

Пошаговая инструкция по составлению

Составляется акт по следующим шагам:


Кто это делает?

Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:

  • лица, занимающие руководящие должности;
  • группа лиц, специально созданная с этой целью;
  • работник отдела кадров;
  • экономический отдел;
  • юр.отдел;
  • отдел по организации труда и зарплате.

Требуется, чтобы при составлении акта принимал участие специалист экономического отдела.

Сколько лет хранится?

Сроки для хранения документации устанавливаются Росархивом. Согласно актам, разработанным указанным ведомством, срок хранения составит три года. Отсчет срока начинается с момента, когда документ утратил силу.

Когда меняется?

Согласно справочнику, где указывается квалификация должностей работников, подчиненных и начальников, ответственность относительно оформления возлагается на экономиста по трудовым вопросам. Учитывая факт, что не во всех компаниях имеется указанная должность – руководством принимается решение относительно выполнения рассматриваемой работы.


Образец приказа о внесении изменений

Как правило, при составлении акта используется производственные задачи и объем работы. Согласно указанным данным происходит набор штата и производится расчет денежных средств, необходимых для выплаты авансовых платежей, установленных на законодательном уровне.

Структура предприятия является не вечной, так как в нее вносятся коррективы, она меняется и развивается. Изменения могут связываться с возрастанием количество зон, обслуживанием организацией, корректировкой видов деятельности, которыми занимается предприятие.

В силу наличия таких обстоятельств меняется форма трудовой деятельности, что за собой может повлечь изменение численного состава компании в сторону увеличения или уменьшения.

Внесение корректив также связывается с изменением в тарифных ставках. Относительно МРОТ регулярно принимаются изменения в законодательстве, по его увеличению. В таком случае работодатель с силу финансовой возможности имеет право увеличить оклад.

Коррективы вносятся в акт на основании документации, разработанной в бухгалтерии.

На военное время

Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и стандартная процедура.

Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.

Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.

После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.

Структурное подразделение

Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.

Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.

В некоторых организаций наименование подразделения влияет на получение работником причитающихся льгот. Примером могут быть учреждения здравоохранения и образования. В таком случае сотрудники отдела кадров принимают на себя задачу правильного указания названия подразделения.

С целью облегчения работы отделу кадров созданы классификаторы относительно вредных производств и прочие списки. Названия вписывают относительно групповой принадлежности:

  • изначально указывается руководство;
  • производственные;
  • вспомогательные.

Нужно ли это для ИП?

Законодательными актами не закрепляется обязанность индивидуальных предпринимателей по составлению штатного документа.

Однако, не смотря на это положение, ИП не советуют пренебрегать составлением акта. Связывается это в первую очередь с тем, что у предпринимателя трудятся сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

Вне зависимости от формы действующей системы налогообложения, оформление расписания позволяется исключить наложение штрафа за отсутствие данного акта. В качестве исключения рассматривают ситуацию, когда у предпринимателя отсутствуют работники.

Категории должностей

На 2019 год законодателем не разработаны правила относительно единого формирования названий должностей в расписании. Нормы, прописанные в стандартах, подлежат соблюдению в определенных условиях труда и в структурах государственного значения. Многие компании при названии должностей руководствуются своими правилами.

Примером модного наименования должности в организации может быть менеджер. На деле это та же уборщица. Однако должность именуют менеджер клининговой службы. Данное название применяется с целью стимулирования человека к труду.

Когда численность штата в организации небольшая, то один человек может занимать сразу две должности.

Пояснительная записка

Данный акт требуется в том случае, когда утверждается новое расписание, где указываются ранее не задействованные должности. В записке приводится обоснование относительно принятия данные изменений. То же правило распространяется на случаи, когда численность работников сокращается.


Пример пояснительной записки

Записка составляется руководством подразделения, где были нововведения. Внесенные коррективы обязательно подлежат обоснованию. На документе ставится виза руководителя организации, дающая основание полагать, что он согласен на подобные коррективы.

Районный коэффициент

Составители штатного расписания должны иметь в виду, что в графах относительно тарифных ставок указывается размер оплаты, который соответствует окладу, установленному компанией в коллективном договоре.

Коэффициенты районного значения подлежат указанию в графе надбавки. Подобные выплаты устанавливаются в соответствие с нормативными актами государства.

В расписании обязательно указывается, за что производится выплата надбавок.

Рассматриваемый вид кадровой документации хоть и не является обязательным – большая часть организаций составляет и руководствуется в своей деятельности этим актом. Связано это с функциональностью бумаги.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

  • Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
  • Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
  • Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
  • В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
  • Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
  • При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

  • Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

  • Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
  • Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

  • Создание новых отделов или подразделений;
  • Организация новых должностей;
  • Изменение названия имеющихся должностей;
  • Изменение оклада либо ставок работников;
  • Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Штатное расписание: форма и содержание 14.04.2015

Штатное расписание: форма и содержание

Особый локальный акт – штатное расписание. Это очень важный и обязательный документ.

Внимание, не путать!

У работодателей иногда составляются «похожие» на штатное расписание документы: «Структура и штатная численность» или «Замещение должностей и штатная расстановка». Эти документы не тождественны штатному расписанию, и их наличие не исключает обязанности работодателя вести штатное расписание. Документ «Структура и штатная численность» содержит перечень структурных подразделений по степени значимости для предприятия (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.). Внутри структурных подразделений приводится список должностей в иерархическом порядке с указанием в соответствующей графе количества штатных единиц по каждой должности.

Документ «Замещение должностей и штатная расстановка» – это рабочий вариант штатного расписания. Он составляется на основе штатного расписания, и в него вносятся фамилии и инициалы (или фамилии, имена и отчества) работников напротив каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Форма и содержание штатного расписания

Госкомстат РФ постановлением от 05.01.2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму № Т-3.

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете), который вступил в силу с 01.01.2013: «Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации».

Руководствуясь данным положением, теперь работодатели самостоятельно утверждают форму штатного расписания.

Однако на сегодняшний день они, как правило, принимают для себя ту же форму, которую утвердил Госкомстат, при этом порой дополняют ее необходимыми им графами и столбцами.

Приведем «первоисточник».

Именно эту форму обычно берут за основу работодатели при разработке своего варианта.

Указания по заполнению первичной кадровой документации (к постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) содержат рекомендации по оформлению штатного расписания, которые вполне применимы и к тем случаям, когда работодатели усовершенствуют форму штатного расписания:

«При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислениив связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.)указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом ».

При разработке и утверждении своей формы штатного расписания работодатель может дополнить форму новыми необходимыми ему графами и столбцами (например, для включения сведений о премиях, сдельной системе оплаты).

При заполнении формы штатного расписания важно контролировать, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам, не противоречили закону.


Структурные подразделения в штатном расписании

Наименования структурных подразделений пишутся полностью, без сокращений.

В какой последовательности указываются структурные подразделения? Закон не отвечает на этот вопрос, оставляя его на усмотрение работодателей. На практике используются различные подходы:

По степени значимости (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.),

В порядке уменьшения численности структурных подразделений,

В алфавитном порядке.

В некоторых компаниях принимаются инструкции по кадровому делопроизводству, в которых в числе прочих нюансов заполнения кадровой документации определяется и последовательность указания структурных подразделений в штатном расписании.

Если численность работников у работодателя невелика и структурных подразделений просто нет, то графу 1 можно не заполнять. Также на практике в таких случаях могут ставиться прочерки.

Некоторые работодатели не включают в штатное расписание такие структурные подразделения, как филиалы и представительства , ошибочно полагая, что они должны иметь свои отдельные штатные расписания. Это не так.

Штатное расписание должен вести работодатель.

Мы считаем, что филиалы и представительства не должны утверждать свои штатные расписания, поскольку не являются самостоятельными юридическими лицами, самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).

В штатном расписании организации следует отразить всю структуру организации, все ее подразделения, в том числе филиалы и представительства.

Для удобства работы для филиалов и представительств изготавливают копии штатного расписания или выписки из него.

В графе «код» указываются коды структурных подразделений, которые присвоены работодателем. Коды позволяют без труда определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.

Наименование должностей, профессий, специальностей в штатном расписании

Наименование каждой должности (специальности, профессии) указывают полностью, без сокращений.

Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Должности (специальности, профессии) обычно указываются по старшинству, то есть в иерархическом порядке: руководитель, заместители, специалисты, технические исполнители и т.д.

Если есть должности (специальности, профессии), не состоящие ни в одном структурном подразделении, то их можно оформить как «прочий персонал».

Зарплата работников в штатном расписании

Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК РФ месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Согласно ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ месячная заработная плата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, в отношении которого действует региональное соглашение о минимальной заработной плате, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности).

В штатном расписании нельзя устанавливать разные оклады для одинаковых должностей и «вилки» окладов.

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности, поэтому если Вы двум бухгалтерам, работающим по одной должностной инструкции (т.е. с одинаковыми должностными обязанностями), поставите разные оклады, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону.

Некоторые работодатели устанавливают в штатном расписании «вилки» окладов, т.е. в графе, где должен указываться размер оклада, пишут, к примеру, «от 20 000 до 30 000».

Возможности установления «вилок» окладов трудовое законодательство не предусматривает.

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Согласно ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Если Вы установите «вилку» оклада в штатном расписании и затем еще и в трудовом договоре работника, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону. Из данной ситуации можно выйти законным путем, установив фиксированный оклад и соответствующие надбавки, премии.





Книга предназначена по большей части новичкам в кадровом делопроизводстве, но будет весьма полезна и опытным специалистам со стажем, ведущим кадровую работу в организациях и у предпринимателей. В первом томе подробно рассказывается об оформлении различных кадровых документов, о приеме работников на работу, переводах на другую работу и иных изменениях условий трудового договора (по соглашению сторон и по инициативе работодателя), перемещениях работников на другое рабочее место, об отстранении от работы, поручении работнику дополнительной работы в порядке совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, касается защиты коммерческой тайны работодателя и персональных данных работников.